Assemblee in videoconferenza

È lecita la clausola statutaria che prevede la possibilità che l’assemblea ordinaria e straordinaria di una società di capitali si svolga con intervenuti dislocati in più luoghi, contigui o distanti, audio/video collegati, a condizione che siano rispettati il metodo collegiale e i principi di buona fede e di parità di trattamento dei soci. In particolare, è necessario che:

sia consentito al presidente dell’assemblea, anche a mezzo del proprio ufficio di presidenza, di accertare l’identità e la legittimazione degli intervenuti, regolare lo svolgimento dell’adunanza, constatare e proclamare i risultati della votazione; sia consentito al soggetto verbalizzante di percepire adeguatamente gli eventi assembleari oggetto di verbalizzazione; sia consentito agli intervenuti di partecipare alla discussione e alla votazione simultanea sugli argomenti all’ordine del giorno; vengano indicati nell’avviso di convocazione (salvo che si tratti di assemblea totalitaria) i luoghi audio/video collegati a cura della società, nei quali gli intervenuti potranno affluire, dovendosi ritenere svolta la riunione nel luogo ove saranno presenti il presidente e il soggetto verbalizzante.

La massima si fonda sulle seguenti osservazioni:

l’essenza del metodo collegiale consiste nella possibilità, per i legittimati, di discutere in dibattito e votare simultaneamente sulle materie all’ordine del giorno, mentre la compresenza fisica dei legittimati in uno stesso luogo di riunione rappresenta un mero presupposto perché possano darsi discussione e votazione simultanee; si tratta, però, di un presupposto non più indispensabile per assicurare il risultato sopra descritto e, più in generale, il pieno rispetto di tutte le forme procedimentali stabilite dalla legge per la costituzione, lo svolgimento e la verbalizzazione delle riunioni assembleari, se si considera il grado di interazione tra persone site in luoghi diversi, contigui (es. più sale di uno stesso centro congressi) o distanti (es. sede sociale in Milano e sede secondaria in Roma o in Parigi), che l’evoluzione tecnologica dei mezzi di collegamento audio/video oggi può consentire; nessun impedimento deriva dalle norme di legge in materia, poiché nessuna disposizione impone espressamente la compresenza fisica degli intervenuti in uno stesso luogo: i termini “partecipazione”, “intervento”, “presenza” (quest’ultima mai accompagnata dall’aggettivo “fisica”), adoperati dagli artt. 2368 c.c. e 126 T.U.F. e da altre norme, non selezionano alcuna particolare modalità di partecipazione, di intervento o di presenza, ma anzi vanno letti in senso ampio come comprensivi della fattispecie in esame (alla quale le citate disposizioni si applicano, dunque, in via diretta e non analogica), in forza dei canoni di interpretazione estensiva (all’interno dello spazio individuato dalla lettera della legge), teleologica (cioè in rapporto alla finalità perseguita: consentire il dibattito e la votazione simultanei) ed evolutiva (che impone di tener conto di ciò di cui non poteva tener conto il legislatore storico del codice civile); preso atto di ciò, ma anche della varietà dei sistemi di collegamento audio/video, delle situazioni concrete (es. intervento in assemblea di soggetti non noti, numerosità degli intervenuti) e degli eventi che possono verificarsi (es. black-out, cattiva percezione delle immagini o dei suoni), occorre che vengano adottati comportamenti e modalità tali da salvaguardare il rispetto non solo formale bensì sostanziale del metodo collegiale e dei principi di buona fede e parità di trattamento dei soci, e quindi, attraverso ciò, dei diritti e degli interessi degli intervenuti, non diversamente che se fossero fisicamente compresenti nello stesso luogo; l’introduzione nello statuto di una clausola che preveda e regoli le assemblee in videoconferenza, che richiami al rispetto dei principi sopra ricordati e che ne descriva le modalità di attuazione, è di fatto necessaria al fine di fornire in via preventiva adeguata informazione ai soci sulle modalità di tenuta delle assemblee e di intervento alle medesime, nonché al fine di regolare il comportamento delle figure assembleari in ipotesi particolari di non chiara o agevole soluzione; nelle ipotesi di società cosiddette “aperte” – specie con riguardo alle società con azioni quotate – tale clausola deve ritenersi a maggior ragione necessaria, tenuto conto delle esigenze di informazione del mercato oltre che dei soci, nonché in considerazione della disciplina speciale e della normativa secondaria cui esse sono soggette; non può escludersi che, avuto riguardo alle particolari circostanze del caso concreto e in ipotesi di riunione assembleare tra pochi intervenuti reciprocamente ben noti, la teleconferenza in assenza di videocollegamento sia da considerarsi modalità atta ad assicurare il rispetto del metodo collegiale e dei principi sopra indicati; l’avviso di convocazione dell’assemblea da svolgersi con le modalità sopra indicate dovrà indicare i luoghi audio/video collegati a cura della società nei quali gli intervenuti potranno affluire, nel rispetto del principio di parità di trattamento di tutti gli aventi diritto; tale preventiva indicazione non è peraltro necessaria in tutte le ipotesi di assemblea totalitaria; si deve ritenere che la delimitazione territoriale dei luoghi di convocazione delle assemblee sociali – stabilita dall’art. 2363, comma 1, c.c. o dalla consueta clausola statutaria che amplia tale delimitazione – non debba riguardare tutti i luoghi in cui è previsto il collegamento audio/video degli intervenuti, bensì solo il luogo di convocazione in cui si troveranno il presidente ed il soggetto verbalizzante, dove si intenderà svolta la riunione, in conformità a quanto già affermato dalla giurisprudenza in caso di riunioni consiliari; è infatti in linea di principio irrilevante la collocazione territoriale dei luoghi audio/video collegati (in quanto la consentita modalità di partecipazione accresce le possibilità di intervento del socio, senza sacrificare il suo interesse ad essere fisicamente presente nel luogo di convocazione).