Insussistenza dell’obbligo di intervento in atto di “comparenti” nei verbali di constatazione redatti da notaio

I verbali di constatazione, come quelli relativi alle delibere degli organi collegiali di società o alle determine dei loro organi monocratici, redatti da notaio nella forma dell’atto pubblico sono atti senza parti, i medesimi non richiedono pertanto l’intervento necessario di alcun comparente né la sottoscrizione da parte di soggetti ulteriori e diversi rispetto al pubblico ufficiale accertante i fatti verbalizzati.

La particolare efficacia probatoria prevista dall’art. 2700 c.c. di detti atti, infatti, è riferita unicamente alle attestazioni fatte dal pubblico ufficiale.

Non è tuttavia inibito al notaio verbalizzante di costituire in atto determinati soggetti, quali il presidente di un’assemblea o tutti i soci in essa intervenuti, ma anche in tal caso il verbale rimane atto senza parti per cui l’eventuale mancato rispetto dei formalismi previsti della Legge notarile per gli atti con l’intervento di parti non ne inficia la validità.

I “verbali di constatazione” sono quegli atti nei quali un pubblico ufficiale descrive eventi, riceve dichiarazioni o compie accertamenti con piena efficacia probatoria, o meglio con l’efficacia probatoria tipica dell’atto pubblico prevista dall’art. 2700 c.c.: «L’atto pubblico fa piena prova, fino a querela di falso, della provenienza del documento dal pubblico ufficiale che lo ha formato, nonché delle dichiarazioni delle parti e degli altri fatti che il pubblico ufficiale attesta avvenuti in sua presenza o da lui compiuti».

Tra i verbali di constatazione espressamente previsti dalla legge si ricordano:

il verbale d’incanto (art. 591-bis c.p.c.); il verbale di assemblea di società di capitali (artt. 2375 e 2479-bis, comma 4, c.c.); i verbali di inventario (art. 770 c.p.c.); il verbale di rifiuto della trascrizione da parte del Conservatore (art. 2674 c.c.); la certificazione di esistenza in vita (art. 1, comma 2, n. 5, L.N.); il protesto cambiario (art. 51 R.D. 1699/1933); il verbale di dismissione del patrimonio pubblico (Mi.S.E. D.M. 18 dicembre 2001 e D.M. 16 luglio 2002).

Tutti i verbali di constatazione si caratterizzano per essere atti senza parti.

Secondo la nozione del Giannini «la verbalizzazione è la narrazione dei fatti nei quali si concreta la storicità di una azione». La parola, d’origine francese (procès-verbal), compare in Italia per la prima volta nel 1877, indicando una relazione scritta di ciò che si è detto o si è trattato in un’adunanza. Dunque, il verbale diviene il documento preordinato alla descrizione di atti o fatti, rilevanti per il diritto, compiuti alla presenza di un soggetto verbalizzante di regola appositamente incaricato di tale compito.

L’essenza dei verbali è stata individuata dalla dottrina in tre fattori:

la sussistenza di fatti presenti all’autore del documento al momento in cui egli effettua la documentazione; la considerazione di tali fatti nella loro materialità, per il modo in cui si manifestano e quindi come sono percepiti dai sensi, anche quando consistono in dichiarazioni; la provenienza da soggetti a ciò legittimati dalla legge al fine di attestare la verità.

È dunque nella provenienza “qualificata” (pubblico ufficiale) delle attestazioni, ossia della testimonianza, che risiede l’intima natura del verbale.

Se fosse consentito ai soggetti le cui dichiarazioni o azioni sono contenute nel verbale di concorrere alla sua formazione si negherebbe al pubblico ufficiale procedente il suo potere esclusivo di accertamento, con l’aggravante che si attribuirebbe a detti soggetti il potere di impedire la formazione di un valido verbale opponendo un semplice rifiuto alla sua sottoscrizione.

È per tale motivo che i verbali non hanno “parti”, pur essendo riconosciuto a determinati soggetti qualificati il diritto di vedervi riportate le loro dichiarazioni (si pensi al verbale di assemblea di società che deve contenere le dichiarazioni dei soci pertinenti all’ordine del giorno ma non la loro sottoscrizione).

Non è mancato, in epoca assai risalente, chi ha ritenuto che il notaio non possa formare un atto pubblico avente natura di verbale se non compaia nell’atto un soggetto come parte.

Questa opinione è stata però rapidamente superata, in quanto è stato giustamente osservato che è ben possibile che un atto notarile sia formato per delega dell’autorità giudiziaria (e quindi senza parti), oppure che l’atto notarile sorga senza alcuna presenza di un soggetto come parte, come accade per il verbale societario.

La natura di “atto senza parti” dei verbali di constatazione comporta dunque l’insussistenza dell’obbligo di costituirvi in essi i soggetti presenti ai fatti documentati, di dare ai medesimi lettura del verbale, di raccogliere le loro sottoscrizioni.

In questo senso le leggi e le prassi che governano i vari tipi di verbali di constatazione sono esplicite:

verbale di incanto ex art. 591-bis c.p.c.: ai sensi del comma 6 di tale disposizione «il verbale è sottoscritto esclusivamente dal professionista delegato ed allo stesso non deve essere allegata la procura speciale di cui all’articolo 579, secondo comma»; verbale di rifiuto della trascrizione da parte del conservatore: l’art. 2674 c.c. dispone che tale verbale sia formato dal solo notaio o dall’ufficiale giudiziario incaricato dalle parti, con l’assistenza di due testimoni; certificazione di esistenza in vita: l’art. 374 del R.D. 23 maggio 1924, n. 82, dispone che tali certificati siano rilasciati dal sindaco o da un notaio del luogo dove i creditori hanno domicilio, senza prevedere alcuna sottoscrizione da parte del richiedente; verbale di protesto cambiario: il rifiuto dell’accettazione o del pagamento deve essere constatato con atto autentico da un notaio, da un ufficiale giudiziario, da un aiutante ufficiale giudiziario, nonché da un segretario comunale, senza che sia previsto l’intervento di una parte (artt. 51 e ss. R.D. 1699/1933 e L. 349/1973); verbale di dismissione del patrimonio pubblico: secondo lo Studio civilistico del C.N.N. n. 411/2003 questi verbali sono ricevuti “senza parti”, in quanto «i comparenti non possono essere ritenuti parti, perché essi non hanno un potere di disposizione di quanto avviene innanzi al notaio, ma debbono ritenersi persone assoggettate alla procedura rigida tracciata dalla norma per il migliore risultato della gara. Neppure la presenza come parte di un soggetto che rappresenti la società-veicolo avrebbe senso, considerato che ancora non si tratta di trasferire il bene, ma soltanto di individuare, sulla base di una gara condotta in modo trasparente, il soggetto disposto ad effettuare il versamento di prezzo più alto fra i concorrenti».

Per quanto riguarda il verbale di assemblea di società di capitali la giurisprudenza (Trib. Di Reggio Calabria 26.2.1993) ha avuto modo di affermare che «il verbale è atto pubblico appunto perché redatto dal notaio, pubblico ufficiale, il quale accerta, per questo la legge richiede la sua partecipazione, lui e lui solo, terzo qualificato ed imparziale, quali siano state le deliberazioni dell’assemblea, sicché l’eventuale sottoscrizione del presidente non può essere che meramente superflua» (conforme: Trib. Modena 18 febbraio 1985).

Nello stesso senso si è espresso lo Studio di Impresa n. 70-2009/I del C.N.N., nel quale si ritiene «preferibile l’orientamento, già sostenuto in giurisprudenza prima della riforma, secondo il quale è sufficiente che il verbale venga sottoscritto dal solo notaio», e la massima 45 del Consiglio Notarile di Milano.