Verbale di assemblea con intervento mediante mezzi di telecomunicazione

Il verbale redatto da notaio delle riunioni assembleari di società di capitali svoltesi esclusivamente o parzialmente mediante mezzi di telecomunicazione soggiace alle stesse regole ed alle stesse modalità redazionali di quello relativo ad assemblee svoltesi con l’intervento in presenza fisica di tutti i partecipanti.

Lo stesso, pertanto, oltre a contenere gli elementi formali richiesti dalla forma pubblica (vedi orientamento A.A.12), dovrà riportare quanto richiesto espressamente o implicitamente dal combinato disposto degli artt. 2375 e 2371 c.c. per ogni tipo di assemblea. In particolare dovrà indicare: la data dell’assemblea; l’identità del soggetto che assume la presidenza e le modalità della sua designazione; l’identità, anche in allegato, dei partecipanti e il capitale rappresentato da ciascuno, come accertati dal presidente; l’identità dei membri degli organi sociali (gestori e di controllo) intervenuti, come accertati dal presidente; gli esiti degli accertamenti eseguiti dal presidente in ordine alla regolare costituzione dell’assemblea e all’identità e legittimazione dei presenti; le modalità e il risultato delle votazioni, con l’identificazione, anche in allegato, dei soci favorevoli, astenuti o dissenzienti, come accertati dal presidente; il riassunto delle dichiarazioni pertinenti all’ordine del giorno dei soci che ne abbiano fatto richiesta; l’attestazione, se del caso, che il presidente si è avvalso di un ufficio di presidenza o di scrutatori per eseguire gli accertamenti di cui deve dare conto nel verbale; le eventuali incongruenze riscontrate dal notaio tra quanto da lui percepito in assemblea e quanto il presidente gli dichiara di aver accertato. A quanto sopra consegue che: i mezzi di telecomunicazione adottati dovranno permettere al notaio di percepire personalmente quanto avvenga durante tutto il corso dell’assemblea; il notaio dovrà raggiungere la certezza dell’identità personale del presidente e verificare la sua legittimazione formale a presiedere l’assemblea (anche se non vi è obbligo di fare menzione in atto di tali circostanze - vedi orientamento A.A.12). Anche nelle assemblee con interventi mediante mezzi di telecomunicazione spetta al notaio verbalizzante la scelta di procedere con la redazione di un verbale contestuale o non contestuale, così come quella di far comparire o meno in atto il presidente dell’assemblea.

Il verbale di un’assemblea di società di capitali redatto da notaio ha natura di atto di constatazione avente la particolare efficacia probatoria prevista dall’art. 2700 c.c. (cfr. orientamento A.A.12).

In esso deve essere pertanto resa dal notaio verbalizzante testimonianza diretta dei fatti accaduti e delle dichiarazioni rese in sua presenza così come percepite dai suoi sensi.

La circostanza che taluni fatti o dichiarazioni siano percepiti dal soggetto verbalizzante attraverso mezzi di telecomunicazione piuttosto che direttamente non assume particolare rilevanza nell’attività di verbalizzazione, anche perché l’intervento in assemblea con mezzi di telecomunicazione è un intervento reale e non virtuale in quanto un soggetto “collegato” a distanza partecipa effettivamente e attivamente alla riunione al pari di chi interviene fisicamente.

Del resto, anche nelle assemblee fisiche non è raro che la discussione, la consultazione di documenti e le votazioni siano veicolate da mezzi di telecomunicazione quali microfoni, altoparlanti, schermi o altri supporti elettronici.

Nell’orientamento in commento si è quindi affermato che non sussiste alcuna differenza tra il verbale di un’assemblea fisica e il verbale di un’assemblea telematica, entrambi devono riportare quanto richiesto espressamente o implicitamente dal combinato disposto degli artt. 2375 e 2371 c.c. senza deroghe.

Sarà dunque cura del notaio attestare:

la data dell’assemblea; l’identità del soggetto che assume la presidenza e le modalità della sua designazione, anche se non vi è l’obbligo di indicare nel verbale che il notaio è certo della identità personale di tale soggetto; le dichiarazioni rese dal Presidente sull’attività da lui effettuata di accertamento: i) dell’identità dei partecipanti e il capitale rappresentato da ciascuno; ii) dell’identità dei membri degli organi sociali (gestori e di controllo) intervenuti; iii) della regolare costituzione dell’assemblea e dell’identità e legittimazione dei presenti; iv) delle modalità e del risultato delle votazioni, con l’identificazione dei soci favorevoli, astenuti o dissenzienti; il riassunto delle dichiarazioni pertinenti all’ordine del giorno dei soci che ne abbiano fatto richiesta; l’attestazione resa dal Presidente, se del caso, che si è avvalso di un ufficio di presidenza o di scrutatori per eseguire gli accertamenti di cui deve dare conto nel verbale.

Per poter attestare quanto sopra occorre dunque che nelle assemblee telematiche siano adottati mezzi di telecomunicazione che consentano al notaio di percepire personalmente quanto avvenga durante tutto il corso dell’assemblea.

Occorre inoltre che il notaio sia certo che il soggetto che rende le dichiarazioni e che esegue gli accertamenti che la legge attribuisce al presidente dell’assemblea sia effettivamente il soggetto a ciò legittimato.

Le modalità di accertamento dell’identità del presidente non sono codificate ma sono rimesse al notaio secondo la regola generale della legge notarile (art. 49 L.N.).

Nell’orientamento si è poi affrontata incidentalmente la questione di cosa deve risultare dal verbale ove il notaio riscontri incongruenze tra quanto dichiarato dal Presidente e quanto da lui percepito, questione che non è tipica delle assemblee telematiche ma che si pone in maniera analoga anche per le assemblee fisiche, differenziandosi unicamente per le modalità attraverso cui tali incongruenze vengono percepite.

Si pensi all’ipotesi di scuola di un Presidente che dichiari validamente costituita in forma totalitaria e in assenza di deleghe l’assemblea di una società ove il notaio riscontri che il numero dei presenti (di persona o a distanza) sia inferiore a quello dei soci.

In tali ipotesi il notaio dovrà rendere testimonianza delle dichiarazioni effettivamente rese dal Presidente, senza nulla omettere, evidenziando al contempo la loro incongruenza rispetto a quanto da lui percepito, consentendo in tal modo al verbale di assolvere la sua funzione di atto di accertamento di quanto realmente avvenuto e delle eventuali irregolarità commesse.

Ovviamente il notaio potrà evidenziare tali incongruenze solo in quelle ipotesi in cui emergano per quanto abbia il dovere di accertare personalmente, per quanto da lui percepito e per quanto sia a lui noto.

Così, ad esempio, nell’ipotesi in cui il Presidente attesti falsamente che un determinato soggetto intervenuto in assemblea sia il socio di maggioranza il notaio potrà dar conto della non rispondenza al vero di tale attestazione solo ove tale socio sia persona a lui nota e non la riconosca in quella presente, diversamente dovrà fare affidamento sulle dichiarazioni del Presidente cui la legge (art. 2371 c.c.) attribuisce in esclusiva il potere/dovere di accertare l’identità degli intervenuti.

Si è infine ritenuto di precisare che anche nelle assemblee telematiche spetta al notaio verbalizzante la scelta di procedere con la redazione di un verbale contestuale o non contestuale, così come quella di far comparire o meno in atto il presidente dell’assemblea, che in tal caso dovrà ovviamente essere presente fisicamente al momento del perfezionamento del verbale.